Lukemalla tämän kirjoituksen:

* Saat tiedoksi 10 syytä, miksi perehdytyksen suunnitteluun kannattaa panostaa tietotyössä.

* Lisäksi kerron sinulle siitä, mitä perehdytysvastuussa olevan on hyvä havainnoida ja mitä virheitä kannattaa välttää.

Ennen kuin kerron sinulle nämä tärkeät 10 syytä [+ hyödyt ja vinkit], haluan varmistua siitä, että tiedät olennaiset seikat perehdytyksen suunnitelmallisuuden taustalla.

*Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty*. Tämä kliseinen sanonta on kaiken strategisen tekemisen ydin ja niin se on perehdytyksenkin kohdalla. Hyvin suunniteltu perehdytys on vastuullinen keino, jolla voidaan vähentää tietotyön kuormittavuutta, tukea oppimista, jaksamista ja työhyvinvointia.

Osa työelämän ajattelu- ja toimintamalleista on tullut tiensä päähän ja on aika uudistaa toimintaa suunnitelmallisesti ja kestävällä tavalla. Jatkuva oppiminen on olennaista työelämän muutoksessa.

Kestävää kehitystä edistävässä toiminnassa tietotyön perehdytyksen [Onboarding] tulee olla pidempikestoinen oppimisprosessi ja osaamisen kehittämisen keino, joka suunnitellaan niin yksilön, yhteisön kuin johtamisen tarpeiden mukaan.

Seuraavaksi kerron sinulle, olennaiset syyt, miksi perehdytysvastuussa olevan on hyvä panostaa perehdytyksen suunnitteluun. Lisäksi kerron siitä, millaiset vaikutukset suunnittelemattomalla perehdytyksellä voi olla.

10 syytä, miksi perehdytyksen suunnitteluun kannattaa panostaa tietotyössä [+ hyödyt ja vinkit]

#1 Hyvin suunniteltu ja toteutettu perehdytys nopeuttaa työn omaksumista ja oppimista.

Perehdytysprosessi määritellään strategisella tasolla ja prosessia tulee ohjata organisaation visio ja tavoitteet. Toimiva tapa perehdytyssuunnitelman tekemiseen on se, että yksilön oppimista tukeva suunnitelma tehdään yhdessä esihenkilön ja perehtyjän kanssa.

Ihmiset sitoutuvat suunnitelmaan, sen toteuttamiseen ja kehittämiseen, kun ovat saaneet itse vaikuttaa siihen. Lisäksi jokaisella meistä on oma tyyli oppia ja sisäistää uutta tietoa, joten vain perehtyjä itse voi tietää, mikä on hänelle parhain keino oppia ja sisäistää asiat kunnolla. Perehdytyssuunnitelma ja perehtyjän oppimistyyli ovat olennainen tieto perehdytyksen toteutuksesta vastaavilla henkilöillä ja mentoreille.

Hyödyt ja vinkit: oppimismuodoista ja -tyyleistä on hyvä keskustella jo rekrytointivaiheessa. Perehdytettävälle voidaan antaa itsetuntemusta lisääviä ja omaa oppimista tarkastelevia tehtäviä tai testejä, jo ennen töiden aloitusta eli esiperehdytysvaiheessa [= Preboarding]. Hyvä itsetuntemus auttaa löytämään oikeat keinot oppimiseen. Lisäksi nämä [omaehtoiset] tehtävät valmistavat henkilöä tulevan perehdytysvaiheen osalta.

#2 Työntekijän itsevarmuus kasvaa ja osaamisen kehittämisestä sekä oppimisesta tulee osa työn tekemistä.

Työhön sidottu suunnitelma ja oppimistehtävät sekä niissä onnistuminen motivoivat ja antavat työlle merkityksen. Syy, miksi perehdytyksen tulee olla pidempikestoinen oppimisprosessi, on se, että ihmisen kyky oppia ja omaksua asioita vie aikaa. Tarvitaan toistoja, jotta tapahtuu syvempää ymmärrystä ja oppimista.

Hyödyt ja vinkit: perehdytyksen ja oppimisen jaksottaminen pidemmälle aikavälille on olennaista tietotyön [aivotyön] kuormittavuuden vuoksi. Jaksottamisessa on hyvä huomioida välitavoitteet, jotta opittua voidaan reflektoida säännöllisesti sekä tarvittaessa korjata etenemisen suuntaa. Kun ajattelet opetettavia asioita asiakokonaisuuksina ja niistä koostettuina esimerkiksi moduuleina, on tiedon määrän ja opittavien asioiden jaksottaminen helpompaa.

#3 Työn selkeä omaksuminen auttaa paremman asiakaskokemuksen saavuttamisessa.

Strategisista tavoitteista johdetut tiimi- ja yksilökohtaiset tavoitteet selkeyttävät kaikkien työtä ja ohjaavat tavoitteiden saavuttamisessa. Sen lisäksi, että tiimin toimivuus ja tuottavuus paranevat, vaikuttaa tämä lisäksi positiivisesti asiakaskokemukseen. Tavoitteet on hyvä dokumentoida ja tehdä näkyväksi visualisoinnin avulla.

Kun jokaiselle on selvää, mikä on oman työn tavoite ja missä kohtaa kokonaisuutta oman työn eteneminen on olennaista, auttaa se päivittäin tekemään oikeita ratkaisuja tavoitteen eteen. Perehdytyksen tavoitteet tulee olla kytkeytyneenä strategisiin tavoitteisiin.

Hyödyt ja vinkit: työntekijöiden kanssa tulee keskustella molemminpuolisista odotuksista ja tavoitteista. Tavoitteet tulee kytkeä mukaan perehdytysvaiheeseen, jotta ne ovat alusta asti ohjaamassa toimintaa.

Molemminpuolisten tavoitteiden ja odotusten osalta on hyvä jakaa tieto kaikilla perehdytysvastuussa olevilla.

Avoin tiedon jakaminen on taito, jota jokaisen tulee harjoitella. Tiedon jakaminen on myös se, mitä johdon ja esihenkilön tulee seurata. – Onko kaikilla työntekijöillä riittävät tiedot ja taidot perehdyttämiseen sekä töiden tekemiseen. Vastaako toiminta niin organisaation kuin yksilön tavoitteisiin ja odotuksiin.

Perehdyttäjien tulee osata toimia yhdenvertaisuuslain ja työturvallisuuslain mukaisesti. Tämä on hyvä pitää mielessä sillä, vastuu perehdytyksestä on viime kädessä johdolla ja esihenkilöillä. Toimintamalleista on hyvä käydä avointa keskustelua ja selventää samalla, mikä on organisaation arvojen mukaista toimintaa ja mikä ei.

Tilanteissa, joissa organisaation haasteet ovat huomattavasti syvemmällä kuin pelkästään perehdytyksessä, saatetaan tarvita lisäksi pidempikestoista ja säännöllisesti toteutettavaa ulkopuolista valmentavaa apua.  

On luonnollista, että tunteet kuuluvat työpaikalle. Olennaista on, että työntekijät pääsevät kertomaan ja käsittelemään kaikki työyhteisöön tai työn tekemiseen liittyvät kokemukset turvallisessa ympäristössä. Vasta kokemusten käsittelemisen jälkeen, on mahdollista päästä uudelle tasolle ja lähteä pohtimaan uusia toimintatapoja. 

Suunnitelmallisuus ja selkeä vastuunjako ovat ennaltaehkäiseviä keinoja ja onnistumiseen johtavia toimenpiteitä perehdytyksessä.

#4 Onnistunut perehdytys vähentää vaihtuvuutta ja lisää sitoutumista työpaikkaan.

Jokaisella meillä on tarve kuulua joukkoon. Perehdytys on yksi näistä keinoista, joiden aikana henkilö saadaan [tai ei saada] sitoutumaan yhteisöön, toimintaan ja tehtäviin. Sitoutuminen on mahdollista, jos sen tärkeys on ymmärretty jokaisella organisaation tasolla, ja jotta sitoutuminen on käytännön toiminnassa mahdollista.

Perehdytykseen ja oppimiseen liittyvät haasteet eivät aina näy suoraan esihenkilöille. Tämän suhteen on oltava hereillä, mikäli halutaan rakentaa parempaa työkulttuuria ja edistää työhyvinvointia. Se, miten ihmiset sitoutetaan mukaan toimintaan, on ihmisläheinen ja vastuullinen perehdytys.

#5 Perehdytyskustannukset pienenevät.

Selkeä suunnitelma auttaa oppimisessa, sitouttamisessa ja pitää kustannukset kurissa. Avoimen keskustelun avulla luodaan ymmärrys, miksi laadukas ja vastuullinen sitouttaminen on keino vaihtuvuuden vähentämiseen.

Lisäksi on hyvä käydä keskustelua, sitouttaako nykyinen prosessi, suunnitelma tai yksittäinen perehdytystilanne perehtyjän? Miten voimme parantaa työntekijäkokemusta? Teenkö minä, perehdytysvastuussa oleva [perehdyttäjä] riittävästi asioita sen eteen, että perehtyjä motivoituu ja sitoutuu työhönsä?

Hankintoja pohdittaessa ja kustannuksia laskettaessa on lisäksi hyvä muistaa, että mikään yksittäinen järjestelmä tai sovellus ei itsessään vielä pelasta perehdytystä tai sen onnistumista. Aina tarvitaan suunnittelua, sisällöntuottamista, perehdyttäjien valmentamista ja hyvää vuorovaikutusta.

Mikäli perehdytyksen suunnittelussa ja kehittämisessä on jo edetty riittävän pitkälle, ja verkko-oppimisalustan hankinta on ajankohtaista, on sinun hyvä lukea tämä: miten valitsen sopivan verkko-oppimisympäristön tai verkkokurssialustan? [YH Training Oy]

Perehdytyksen suunnittelun ja kehittämisen ollessa vielä alussa tai kesken, suosittelen jatkamaan tämän kirjoituksen lukemista.

Hyödyt ja vinkit: varatkaa perehdytysjakson aikana ja sen jälkeen erillinen aika avoimelle keskustelulle, jossa perehdytyksen haasteita ja onnistumisia voidaan tuoda esille. *Puhumalla asiat selviävät.* Kehittämisen ja kehittymisen kannalta olennaista on jatkuvan vuorovaikutuksen ylläpitäminen.

#6 Sitoutuminen lisää työhyvinvointia ja motivaatio paranee.

Sitoutuneena työn tekemiseen syntyy hyvä flow ja motivaatio pääsee huippuunsa. Jos työhön ajoittain uppoutuu [sopivassa suhteessa] on se hyvä merkki ja työhyvinvointia tukeva elementti. Työn merkityksellisyyttä tulee selkeyttää työntekijöille tavoitteiden avulla. Jos työntekijä ei koe työtään merkitykselliseksi motivaatio laskee.

Hyödyt ja vinkit: sitouttamista edistävät ja motivaatiota ylläpitävät muun muassa hyvin kuvatut prosessit ja selkeät visualisoinnit siitä, miksi tehtävät prosessin eri vaiheissa ovat olennaisia ja tärkeitä sekä minkälaiseen lopputulokseen työntekijä on osana vaikuttamassa.

Sinua saattaa kiinnostaa lisäksi tämä: [#4] Miten selkeyttää perehdytysprosessi ja sen tavoitteet [30–60–90 Onboarding-malli]

#7 Työn laatu ja työturvallisuus paranevat, kun *virheet* vähenevät.

Virheiden sijaan on hyvä siirtää puhe kokeilevaan kulttuuriin, jossa testaamalla ja kokeilemalla todennetaan, mitä ja miten on olennaista tehdä, toimia ja kehittää tekemistä. Kun puhe kääntyy virheistä kokeiluun, eikä virheistä osoitella sormella vaan asioita testataan ja niistä opitaan, luo se psykologisen turvallisuuden tunteen yhteisössä.

Kokeilun ja testaamisen hyvä puoli on siinä, että jos se osoittaa, että ko. tapa ei toimi, niin aina voidaan palata aiempaan toimintamalliin takaisin tai palata suunnittelupöydälle ja testata uudelleen eri tavalla. Kehittämisprojektit ovat hyvä tapa kokeilla erilaisia toimintamalleja tietotyössä.

Huom! Kokeileva kulttuuri on mahdollista tietyissä ammateissa, organisaation ohjeiden ja säännösten mukaisesti toteutettuna.

On ammatteja, joissa tätä kokeilevaa toimintamallia ei voida hyödyntää, kuten ammateissa, joissa pelastetaan ihmishenkiä. Lisäksi fyysistä työtä tekevien kahdeksan [8] tunnin työpäivän työtehtävien tiivistäminen kuuteen [6] tuntiin tuskin on mahdollista samalla tavalla, kuin tietotyötä tekevien tehtävien osalta.

#8 Työntekijä suoriutuu itsenäisesti tehtävistä ja muiden keskeyttäminen vähenee.

Strategiseen ja operatiiviseen eli päivittäiseen toimintaan kytketyn perehdytyksen suunnittelun avulla säästetään konkreettista aikaa ja rahaa, nyt ja tulevaisuudessa. Kun kerran suunnitellaan kunnolla, ei jatkossa tätä sisäistä prosessia enää tarvitse keksiä uudestaan ja vaan voidaan keskittyä olennaiseen toimintaan ja sen kehittämiseen.

Olennaista on lisäksi se, että perehdytettävä voi toimia tehtyjen ohjeiden ja selkeän suunnitelman mukaisesti. Tämä tuo varmuutta toimia itsenäisesti ja se vähentää keskeytyksiä muiden työntekijöiden osalta.

Perehtyjän henkinen kuormitus vähenee, kun ei tarvitse jatkuvasti *häiritä* muita. Lisäksi työntekijät voivat keskittyä olennaiseen ja käyttää työaikansa tehokkaasti siihen tehtävään, mihin se on tarkoitettukin.

Hyödyt ja vinkit: yhdessä suunniteltu perehdytys antaa lisäksi mahdollisuuden hyvälle vuorovaikutukselle ja keskustelulle siitä, miten meillä perehdytetään ja miten perehdyttäjien tulee toimia. Mikä on meidän parempi työkulttuuri?

#9 Kattava perehdyttäminen vahvistaa positiivista työnantajamielikuvaa.

Työnhakijalle on syntynyt mielikuvia ja odotuksia työnantajan toiminnasta jo ennen rekrytointia, ja viimeistään rekrytointivaiheessa. Mielikuvat ovat voineet muodostua esimerkiksi verkkosivujen, sosiaalisen median tai kuulopuheiden kautta.

Tästä syystä ulkoinen viestintä on olennaista ja viestin visualisointi merkityksellistä. Perehdytys on viimeistään SE hetki, jolloin työnantajan on mahdollisuus loistaa suunnitelmallisella prosessilla. Koulutetut ja vastuullisesti toimivat perehdyttäjät viimeistelevät hyvän työntekijäkokemuksen.

Hyödyt ja vinkit: organisaation toimintaa ja sen henkilöstöä kannattaa tehdä tunnetuksi esimerkiksi sosiaalisen median kanavien avulla. Jakamalla tietoa työtehtävien sisällöistä ja esittelemällä henkilöstöä [organisaatiolle ominaisella tavalla], teette toimintaanne automaattisesti tunnetuksi ja helposti lähestyttäväksi.

Tämä auttaa samalla siinä, että rekrytointivaiheessa toimintaanne samaistuneet henkilöt ja itsensä teillä töissä näkevät persoonat, hakevat teillä avoinna olevaa työpaikkaa. Tämä on itsessään jo hyvä keino karsia hakijoiden määrää, koska todellinen tavoite rekrytoinnissa on löytää parhaiten teille sopivat ihmiset, heille parhaiten sopiviin tehtäviin.

#10 Organisaatiossa saadaan kilpailuetua ja tuottavuus paranee.

Perehdytystä tarvitaan aina, kun tapahtuu muutosta. Jos haluat pysyä muutoksen mukana ja tukea henkilöstöä onnistumaan on pidempikestoisen perehdytysprosessin suunnittelu ja kehittäminen se, mihin kannattaa panostaa.

Olennaista on, että perehdytyksestä tulee konkreettisesti organisaation tärkein sisäinen prosessi, jolla parannetaan tuottavuutta. Jatkossa varmistetaan, että hyvää työnantajamielikuvaa ja parhaita rekrytointeja ei pilata huonolla perehdytyksellä.

Hyödyt ja vinkit: henkilöstöä tulee kannustaa uuden oppimiseen. Tämä tarkoittaa samalla myös sitä, että oppiminen tulee mahdollistaa. Hyvä keino oppimisen mahdollistamiseen on tarjota siihen aikaa. Osa organisaatioista on jo siirtynyt jatkuvan oppimisen edistämiseen siten, että esimerkiksi yksi päivä viikosta on aina varattu uuden oppimiselle, työtä edistäville ja kehittäville kursseille, kirjallisuudelle tai muulle vastaavalle osaamisen kehittämiselle.

Lopuksi vielä kertauksena olennaiset 10 syytä, miksi perehdyttämiseen kannattaa panostaa:

• Hyvä suunnittelu ja toteutus nopeuttavat oppimista.
• Itsevarmuus kasvaa osaamisen kehittyessä.
• Työn omaksuminen auttaa parantamaan asiakaskokemusta.
• Onnistunut perehdytys vähentää vaihtuvuutta ja lisää sitoutumista.
• Perehdytyskustannukset pienenevät.
• Sitoutuminen lisää työhyvinvointia ja motivaatio paranee.
• Työn laatu paranee ja turvallisuus kasvaa virheiden vähentyessä.
• Tehtävistä suoriudutaan itsenäisesti ja töiden keskeytykset vähenevät.
• Vahvistaa positiivista työnantajamielikuvaa.
• Organisaatio saa kilpailuetua ja tuottavuus paranee.

Jos haluat tietää, mistä on hyvä lähteä liikkeelle perehdytyksen kehittämisessä tietotyössä Lataa tämä maksuton miniopas: 5 kriittistä askelta vastuullisen perehdytyksen kehittämiseen tietotyössä miniopas [+työkirja].