Blogi

5 tärkeintä avainkohtaa onnistuneen perehdytyssuunnitelman tekemiseen [+ miten viedä suunnitelma käytäntöön]

Lukemalla tämän kirjoituksen:

* Opit, mitkä ovat perehdytyssuunnitelman onnistumiseen johtavat 5 tärkeintä avainkohtaa.

* Lisäksi saat vinkit, miten viet nämä suunnitelman avainkohdat käytäntöön.

Perehdyttämisen suunnittelussa ja perehdyttämisessä on kyse sekä tulokkaiden osaamisen kehittämisestä, että aikaisemman osaamisen hyödyntämisestä.

Suunnittelu vaatii pitkän tähtäimen ajattelua ja edellyttää, että osaamisen kehittämisen tavoitteet on mietitty organisaatiossa. Parhaimmillaan perehdyttäminen mahdollistaa yhteisön oppimisen ja kehittymisen. Työilmapiirin tulee tukea oppimista. Yhteisöä ja yksilöitä on olennaista kannustaa oppimisessa.

Toisin kuin voisi olettaa, perehdytys alkaa jo ennen rekrytointivaihetta. Kaikki organisaation ulkoinen viestintä luo jo itsessään mielikuvaa toiminnasta. Sisällöt kertovat [tai eivät kerro] olennaisen siitä, mikä on toiminnan ydin ja millainen porukka pitää rattaat pyörimässä.

Hyvien sisältöjen avulla voidaan sitouttaa ja perehdyttää organisaation toimintaan. Kun huomioit sisällöntuotannossa opettavan ja auttavan otteen, teet automaattisesti ns. esiperehdytystä [preboarding] ja mahdollistat tutustumisen toimintaanne. Samalla pidät yllä kiinnostusta ja innostusta.

Nämä edellä mainitut asiat ovat hyvä muistutus siitä, että perehdytys ei ole irrallinen osa toimintaa. Monipuoliset sisällöt syntyvät yhteistyöllä [Johto, HR, viestintä, markkinointi, myynti].

1. KENELLE. Panosta viestinnän [sisältömarkkinoinnin] lisäksi rekrytointivaiheeseen. Suunnittele, määrittele ja päätä jo ennen rekrytointia, millaista osaamista ja persoonaa organisaatioon haetaan. Mitkä tulevat olemaan olennaiset tehtäväkokonaisuudet? Sellaisia, jotka ovat mielekkäitä työntekijälle ja tukevat organisaation menestymistä tulevaisuudessa [osaajatarve].

Näiden päätösten jälkeen on helpompaa viestiä oikealla tavalla ja oikealle rekrytoinnin kohderyhmälle. Panosta työntekijän asiakaspolun [rekrytoinnista perehdytykseen] suunnitteluun ja kosketuspisteisiin eli odotuksiin, tarpeisiin ja tunteisiin [perehdytyksen muotoilu].

Huolehdi, että rekrytointiprosessin aikana teet rekrytoitavan asiakaspolusta viestinnän avulla selkeän, avoimen ja oikea-aikaisen. Prosessin sujuvuudella pidät huolen hyvän työnantajamielikuvan antamisesta.

Aloita perehdytys jo rekrytoinnin edetessä, esimerkiksi helpottamalla toimintaan ja henkilöstöön tutustumista hyvien verkkosivujen sisältöjen, livevideoiden tai esittelyvideoiden muodossa. Ohjaa etenemistä.

2. KUKA. Nimeä valmentava vastuuperehdyttäjä ja/tai kokoa perehdytystiimi. Tehkää yhdessä päätös, mitkä asiat tai asiakokonaisuudet kuuluvat kenenkin vastuulle perehdyttämisessä.

Valmentavaksi vastuuperehdyttäjäksi nimetty henkilö perehdyttää tulokasta ja auttaa alkuun. Hän osaa ja saa kertoa organisaation kirjoittamattomista säännöistä.

Tämä hiljaisen tiedon näkyväksi tekeminen kannattaa ottaa osaksi organisaation perehdytysprosessia ja työnopastamista. Hiljaista tietoa ja osaamista voidaan tehdä näkyväksi muun muassa dokumentoinnin ja tiedon visualisoinnin avulla.

Valmentavia vastuuperehdyttäjiä on koulutettava säännöllisesti. Näin samanlainen vastuullinen ja oppimista tukeva toimintatapa hahmottuu jokaiselle perehdyttäjälle. Perehdytyksen onnistuminen on lopulta kiinni yksittäisistä vuorovaikutteisista perehdytys- ja oppimistilanteista, joten anna perehdyttäjien ideoida, toteuttaa ja kehittää itseään esimerkiksi Valmentava perehdyttäjä -peruskurssin avulla.

3. MILLOIN. Siirry yleisistä asioista yksityiskohtiin vasta oikealla hetkellä. Oikeaa hetkeä perehdytettäville asioille voidaan hahmotella visualisoimalla perehdytyksestä aikajana [työtä tukeva oppimispolku].

Ensimmäisellä päivällä on suuri vaikutus minkälaisen kuvan ja tunteen uusi työntekijä saa organisaatiosta sekä henkilöstöstä.

Se, että yritetään juosta ilman suunnitelmaa heti läpi kaikki perehdytyksen osa-alueet ja aiheet, ei anna selkeää kuvaa organisaatiosta tai henkilöstön rooleista. Kiireessä tehty perehdytys ei motivoi, eikä sitouta pitkäjänteiseen tekemiseen. Perehtyminen vaatii aikaa, joten se on huomioitava perehdytyksen kestossa.

4. MITÄ. Perehdytyksen sisältösuunnitelma voidaan tehdä oppimisprofiileja hyödyntämällä. Ennen rekrytointia määritellyn osaajatarpeen pohjalta hahmotellaan perehtymisvaiheiden tehtävät. Lopullinen perehdytyksen sisältösuunnitelma selkeytyy, kun henkilö on rekrytoitu.

Mikäli työtehtävä on uusi, eikä sen tarkkaa sisältöä vielä tiedetä, se on ilmaistava selkeästi jo rekrytointivaiheessa. Rekrytoitavan kanssa on olennaista käydä keskustelua ja antaa hänen tuoda esille näkemyksiä tehtävien mielekkyyden, merkityksellisyyden ja motivaation osalta.

Viimeistään rekrytointivaiheen loppusuoralla on hyvä keskustella yhdessä, mitä tulokkaalle on olennaista opettaa. Miten hän kokee oppivansa parhaiten ja mikä on hänelle ominaisin tapa omaksua uusia asioita.

5. MITEN. Perehdytyksen suunnittelussa on olennaista huomioida yksilön osaaminen, kokemus ja oppiminen. Perehdytysmateriaalit ja -sisällöt on hyvä suunnitella ja tuottaa siten, että ne tukevat eri aisteja oppimisessa.

Uskalla olla erilainen perehdytysmateriaalien ja -tapojen suhteen. Tee perehdytyksestä tarina. Käytä mielikuvitusta, riko perinteitä ja visualisoi olennainen. Hyvällä visualisoinnilla on mahdollista selkeyttää isojakin asiakokonaisuuksia.

Sisältöjen lisäksi perehdytyksessä on tärkeää seurata kehitystä. Oppimisen reflektointi, säännölliset palaute- ja tavoitekeskustelut tuovat esiin edistymisen ja onnistumiset. Oppimispäiväkirja on yksi hyvä tapa reflektoida oman osaamisen kehittymistä.

Vakioi yhtenäinen organisaation toimintatapa [prosessi] ja toista onnistuneita elementtejä. Toimiva prosessi on ketterä, jotta perehdytys on helposti uudistettavissa. Osallista säännöllisesti muut mukaan kehittämään ja parantamaan perehdytystä sekä toimintaa.

Jos haluat tietää, mistä on hyvä lähteä liikkeelle perehdytyksen kehittämisessä tietotyössä, lataa tämä maksuton miniopas: 5 kriittistä askelta vastuullisen perehdytyksen kehittämiseen tietotyössä miniopas [+työkirja].