Blogi

Perehdytyksen suunnittelu on jatkuva vuorovaikutteinen prosessi

”Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty” tämä klisee pätee tässäkin. Perehdytyksestä tulee tehdä konkreettinen suunnitelma ja etenkin huomioiden kenelle perehdytystä tehdään. On hyvä lähteä liikenteeseen siitä, mitkä ovat perehdytettävän osaaminen, kokemus ja tausta. Perehdyttämisen suunnittelussa on huomioitava asiakaskokemus eli tässä tapauksessa sisäistä asiakasta eli työntekijää sitouttava ja kannustava toimintakonsepti.

Suunnittelu vaatii pitkän tähtäimen ajattelua ja edellyttää, että kehittymisen tavoitteet on mietitty organisaatiossa. Laajimmillaan perehdyttäminen näkyy mahdollisuutena yhteisölliselle oppimiselle. Tällä tarkoitetaan työyhteisöjen ja organisaatioiden oppimista ja kehittymistä. Perehdyttämisen suunnittelussa ja perehdyttämisessä on parhaimmillaan kyseessä sekä tulokkaiden osaamisen kehittäminen, että aikaisemman osaamisen hyödyntäminen.

Kun perehdytys ymmärretään laajempana, Onboarding-tyyppisenä prosessina, tukee se niin organisaation kuin työntekijän kehittymistä. Perehdytys tulee nähdä ja suunnitella pitkäkestoisena ja vuorovaikutteisena jatkuvana prosessina, jossa luodaan edellytykset ja halu menestykselliseen työskentelyyn organisaatiossa.

Varmista onnistunut aloitus perehdytysprosessille

Kun perehdytysprosessi onnistuu, saa organisaatio uuden, tyytyväisen ja tehtäviin sitoutuvan organisaation jäsenen, joka todennäköisesti puhuu innostuneena ja motivoituneena hyvistä kokemuksistaan eteenpäin.

Kaikki lähtee liikkeelle siitä, miten uuden työntekijän perehdyttämiseen tuodaan mukaan ne asiat, jotka tuottavat aitoa lisäarvoa asiakkaalle. – Uskallan väittää, että hyvä asiakaskokemus on usein hyvän ja laadukkaan perehdytyksen tulosta. Turhat eli arvoa tuottamattomat vaiheet ovat hyvä karsia prosessista. Kaiken tämän lähtökohtana tulee olla organisaation perehdytyksen yhdenmukaiset toimintatavat, jolloin oppimisen polusta ja osaamisen kehittämisestä saadan paras mahdollinen hyöty ja tuetaan samalla työhyvinvointia.

6 askelta onnistuneeseen perehdytysprosessiin

1. KENELLE. Perehdyttäminen alkaa jo rekrytointivaiheessa. Panosta rekrytointivaiheessa pohdintaan ja määrittelyyn, millaista osaamista ja persoonaa organisaatioon haetaan sekä mikä tulee olemaan henkilön tehtävänkuva. Huolehdi, että rekrytointiprosessin aikana teet rekrytoitavan asiakaspolusta avoimen, selkeän ja oikea-aikaisen viestinnän avulla. Pidä huoli oikean työnantajamielikuvan antamisesta rekrytointiprosessin sujuvuudella.

2. MILLOIN. Panosta uuden työntekijän asiakaspolun kosketuspisteisiin eli odotuksiin, tarpeisiin ja tunteisiin. Aloita perehdytys jo rekrytoinnin edetessä tutustumisen helpottamisella. Siirry yleisistä asioista yksityiskohtiin vasta oikealla hetkellä. Ensimmäinen päivän vaikuttaa eniten, minkälaisen kuvan ja tunteen uusi työntekijä saa organisaatiosta. Se, että yritetään juosta suunnittelematta heti läpi organisaation kaikki osa-alueet, ei anna selvää kuvaa ihmisten rooleista eikä auta muistamaan heidän nimiään, saati antamaan selkeää kuvaa organisaatiosta. Kiireellä ei luoda pitkäjänteistä prosessia tai hyvää laatua.

3. MITEN. Tee perehdytyksestä tarina. Uskalla olla erilainen perehdytysmateriaalien ja -tapojen suhteen. Käytä mielikuvitusta ja riko perinteiset kaavat sekä visualisoi enemmän. Vakioi yhtenäinen organisaation oma prosessi ja toista onnistuneita elementtejä.  Kehitä ja paranna toimintaa jatkuvasti, hyvä prosessi on ketterä ja jatkuvasti uudistuva.

4. KUKA. Nimeä valmentava vastuuperehdyttäjä. Valmentavaksi vastuuperehdyttäjäksi nimetty henkilö perehdyttää uutta henkilöä ja auttaa alkuun. Hän osaa – ja saa – kertoa talon lukuisista kirjoittamattomista säännöistä, vaikka hiljaisen tiedon näkyväksi tekeminen onkin otettu osaksi koko organisaation prosessia ja työnohjausta. Valmentavia vastuuperehdyttäjiä on koulutettava säännöllisesti. Näin samanlainen toimintatapa hahmottuu jokaiselle perehdyttäjälle. Anna perehdyttäjien ideoida, toteuttaa ja kehittää itseään.

5. OSALLISTA. Ota koko organisaatio mukaan perehdytyksen suunnitteluun ja kehittämiseen. On tärkeää, että uusi työntekijä saa kuvan koko organisaatiosta ja siitä, miten sen palaset linkittyvät toisiinsa sekä missä kohtaa prosessia hän itse tulee toimimaan. Huomioi johdon rooli ja esimerkillinen tapa toimia hyödyntäen esim. Lean-ajattelun Gemba-walkia eli viedään henkilö pois toimistosta tietokoneen ja taulukoiden äärestä työmaalle tekemään havaintoja työstä ja sen sujuvuudesta, työntekijöistä, työmaan yleisilmeestä, sekä löytämään hukkaa ja kehittymismahdollisuuksia. Samaa ajattelua voidaan soveltaa myös asiantuntijaorganisaatioissa.

6. KEHITÄ. Kysy, kuuntele, kehu, kannusta ja kiitä. Palautetta kuuluu antaa ja pyytää jatkuvasti. Uusi työntekijä näkee asiat eri tavoin kuin konkarit, joten uusia ideoita ja ajatuksia syntyy varmasti. Jatkuva kehittämisen kulttuuri saa ideat lentämään. Anna ideoille hedelmällinen maaperä kasvaa ja kukoistaa.

Tee perehdytysprosessista koko organisaation ketterä tapa toimia ja voitte nauttia onnistuneesta kasvusta sekä paremmasta asiakaskokemuksesta. Miten sitten viedä perehdytysprosessi osaksi toimintaa – Lue blogikirjoitus: Selkeät perehdyttämisen tavoitteet – 30-60-90 -mallin avulla.

Perehdytyksen suunnitteluun ja perehdytysprosessin kehittämiseen sekä toteuttamiseen liittyvät verkkokurssit käynnistyvät vuoden 2020 aikana. Verkkokurssit tulevat taklaamaan perehdytyksen haasteita ja toimimaan perehdytyksen kehittämisen ja ideoinnin tukena. Lue lisää tulevista verkkokursseista.

Jos haluat jo nyt varmistaa paikkasi verkkokursseille, niin ilmoittaudu sähköpostilistalleni yhteydenottolomakkeella. Sähköpostissa saat tietoa mm. tulevista verkkokursseista ja uusista blogikirjoituksista.

Lähteet

Perehdytyksen pelikentällä. Kupias ja Peltola 2009. Tampere: Juvenes Print.
Onnistunut perehdytys syntyy Leanin avulla. Kauppalehti.