Lukemalla tämän kirjoituksen:

* Opit, miten perehdytyksellä voidaan rakentaa parempaa työkulttuuria ja edistää työhyvinvointia.

* Saat tietoosi, miksi perehdytys on organisaation tärkein kehittämisen kohde ja osaamisen kehittämisen keino.

* Lisäksi kerron vastuullisen perehdytyksen viisi [5] tavoitetta tietotyössä.

Ennen kuin kerron sinulle, miten rakentaa parempaa työkulttuuria ja edistää työhyvinvointia perehdytyksen avulla, haluan varmistua siitä, että tiedät mitä tarkoitan vastuullisella perehdytyksellä.

Vastuullinen perehdytys tietotyössä

EK [Elinkeinoelämän keskusliitto] on sanoittanut, että vastuullisuus työelämässä tarkoittaa hyvää toimintaa, jota tehdään mahdollisimman kestävällä tavalla [= menestys rakennetaan pitkällä tähtäimellä.] Vastuullinen organisaatio huomioi sidosryhmien edut ja odotukset tähdäten samalla kannattavaan toimintaan. Parhaimmillaan vastuullisuus on organisaation kilpailuetu ja strategian ytimessä.

Vastuullinen toiminta perehdytyksessä on ihmisläheistä, tasa-arvoista, yhdenvertaista ja sitouttavaa. Sellaista toimintaa, jota suunnitellaan ja kehitetään yhdessä. Toimintaa, jossa jokainen kantaa oman vastuunsa ja huolehtii, että toimii itse hyvien tapojen mukaisesti. Vastuullinen työnantaja huolehtii työntekijöidensä työhyvinvoinnista ja -turvallisuudesta.

Vastuullisen perehdytyksen viisi [5] tavoitetta tietotyössä:

• mahdollistaa osaamisen kehittäminen ja kehittyminen
• tukea jatkuvaa oppimista ja kokea onnistumisia
• ylläpitää hyvää vuorovaikutusta ja varmistaa tiedonkulku
• rakentaa parempaa työkulttuuria ja
• edistää työhyvinvointia.

Kestävä kehitys on jatkuvaa, joten muutoksen johtamiseen ja ohjaamiseen tulee olla toimivat keinot. Yksi parhaimmista keinoista on strateginen osaamisen kehittäminen vastuullisen perehdytyksen avulla, koska perehdytystä [ja perehtymistä] tarvitaan aina, kun tapahtuu muutoksia.

Miten vastuullisen perehdytyksen avulla rakennetaan parempaa työkulttuuria ja edistetään työhyvinvointia?

Parempaa työkulttuuria voidaan rakentaa ja työhyvinvointia edistää, kun työyhteisössä on luotu ymmärrys siitä, mitä on vastuullinen perehdytys ja miten sen tulee näkyä käytännön toiminnassa eli perehdyttämistilanteissa. Parhain keino ymmärryksen luomiseen ja yhteisten toimintamallien luomiseen on avoin ja vuorovaikutteinen keskustelu.

Säännöllinen ja jatkuva oppimisen tuki, jota perehdytyksessä ja perehdytyksen jälkeen tarvitaan, luo psykologisen turvallisuuden tunteen yhteisöön. Oppimista on mahdollista tapahtua turvallisessa ympäristössä ja toinen toisiltamme oppien.

Sisäisen prosessin tulee olla kunnossa, jotta voidaan kukoistaa ulospäin 

Perehdytys on sisäinen prosessi, joka kehittämisvaiheessa saattaa nostaa pintaan muut toiminnan epäkohdat, toimivuuden tai toimimattomuuden. Perehdytyksen yhteydessä uudelle työntekijälle hahmottuu melko nopeasti se, että millainen on organisaation todellinen johtamis- ja työkulttuuri, toimintatavat ja vastuunjako.

Sisäisen prosessin epäkohtien esille tulemista ei tule pelätä, sillä vielä vaikeampaa asioita on lähteä kehittämään ja epäkohtiin puuttua, jos ne eivät konkretisoidu ja jos työntekijät eivät niistä kerro.

Epäkohtien esille tuomiseen pitää kannustaa. Henkilöt, jotka epäkohtia esille tuovat ovat varmasti pohtineet ja tiedostaneet, että asia vaatii muutosta. Jos epäkohtia ilmenee, tulee ne aina selvittää [etsiä todellinen syvempi syy] ja lähteä yhdessä pohtimaan, miten voimme parantaa toimintaa.

Miksi perehdytys on tärkein kehittämisen kohde? […kun on paljon muutakin kehitettävää]

Vastuullisen perehdytyksen kehittämisellä on monia hyviä puolia ja vahva potentiaali, sillä se

• tukee yhteisön työhyvinvointia,
• ohjaa osaamisen kehittämistä,
• toimii riskienhallinnan keinona [maine ja kustannukset],
• edistää työnantajamielikuvan ja asiakaskokemuksen kehittymistä sekä
• uudistaa toimintaa.

Perehdytys mahdollistaa strategisen osaamisen kehittämisen, jos se kytkeytyy käytännön toimintaan selkeiden tavoitteiden avulla.

Lisäksi perehdytys on olennainen kehittämisen kohde oppimisen näkökulmasta, sillä 70:20:10 -malli ja viitekehys osoittaa, että 70 % oppimisesta tapahtuu työtä tekemällä ja työssä haasteita ratkomalla. 20 % oppimisesta tapahtuu toisia henkilöitä seuraamalla, heidän antaman palautteen välityksellä ja kokemuksia jakamalla. 10 % oppimisesta tapahtuu koulutuksissa, valmennuksissa ja seminaareissa [professori Allen Tough].

Toki meillä jokaisella on oma tapamme oppia ja sisäistää asioita, joten suhdeluvut voivat vaihdella eri henkilöillä. Viitekehyksen prosentit antavat kuitenkin näkökulman siihen, miten tärkeässä roolissa vastuullinen ja laadukas perehdytys on työssä.

Kun yhteisön tärkein sisäinen prosessi on kunnossa, on koko toiminnalla paremmat mahdollisuudet onnistua. Työntekijöillä on mahdollisuus loistaa työssään ja tarjota paras mahdollinen asiakaskokemus, joka antaa aidon työnantajamielikuvan [ilman epäaitoa tai päälle liimattua tuntemusta]. Epäaidolla tarkoitan esimerkiksi työyhteisön iloisia Instagram-kuvia siitä, kuinka mukavaa meillä on, vaikka todellisuus olisikin jotain ihan toista.

Vastuullinen perehdytys on keino, jolla voimme vähentää tietotyön kuormittavuutta, tukea oppimista, jaksamista ja työhyvinvointia. Kun perehdytyksen näkee pidempikestoisena oppimisprosessina [Onboarding], on selvää, että se on tärkeimpiä osaamisen kehittämisen keinoja.

Jatkuva uuden oppiminen on psyykkisesti kuormittavaa, joten tarvitaan joustavia tukirakenteita ja olennaisia toimintamalleja osaamisen päivittämiseen. Työn kuormitustekijöiden välttämisestä ja vähentämisestä, [tarkoittaen niin fyysistä, kuin henkistäkin kuormitusta] on säädetty työturvallisuuslaissa 25 §.

Lisäksi sinua saattaa kiinnostaa tämä: [#3] 10 syytä, miksi perehdyttämiseen kannattaa panostaa [+ hyödyt tietotyössä nyt ja tulevaisuudessa].

Ajattelumallit ja uskomukset perehdytyksen kehittämisen esteenä

Työurani aikana olen saanut kokea kattavasti erilaisia perehdytysmalleja ja -tapoja. Kokemukset ovat osoittaneet, että muutosta toimintamallien kehittämisessä tarvitaan, joten siksi haluan olla osana kehittämässä vastuullista perehdytystä ja nostaa aihetta esille.

Kuuluuko työkulttuuriin lausahdukset: *Suoraan syvään päähän vaan*, *Tekemällä oppii* tai *Ei meillä ole ennenkään perehdytetty*. Nämä ovat varmasti tuttuja meille jokaiselle, joko omakohtaisena kokemuksena tai tuttavan kertomana.

Nämä edellä mainitut tiensä päähän tulleet ajattelumallit ja erilaiset vääristyneet uskomukset, ovat niitä mihin muutosta tarvitaan, ja johon meistä jokainen perehdytysvastuussa oleva voi omalla toiminnallaan vaikuttaa.

Tuntuuko sinusta ristiriitaiselta, miksi vastuulliseen ja laadukkaaseen perehdytykseen ei panosteta yhtä paljon kuin muihin kehittämisprojekteihin. Tuntuuko tämä erikoiselta siksi, että tiedät perehdytyksen olevan organisaatiolle lakisääteinen velvollisuus.

Työturvallisuuslaki edellyttää, että työnantaja antaa riittävän perehdytyksen muun muassa työpaikan olosuhteisiin, työvälineisiin ja tuotantovälineisiin sekä työterveyteen liittyviin asioihin.

Koetaanko perehdytys organisaatiossa tärkeänä? Jos se koetaan tärkeänä, niin miksi sen kehittämiseen ei panosteta? Onko suurimpana haasteena se, että perehdytys ei välttämättä kuulu ns. kenenkään vastuualueeseen ja tehtävälistalle.

Etenkin pienemmissä yrityksissä ja järjestöissä voidaan kokea, että vähäisen henkilömäärän vuoksi perehdytysprosessia ja -mallia ei tarvita tai perehdytyksen materiaalien tuottamiseen ja kehittämiseen ei ole riittävästi aikaa. Totuus on kuitenkin se, että aikaa on juuri siihen, mikä koetaan siihen hetkeen tärkeäksi.

Toiminnan kannalta olennaista on pitää tavoite kirkkaana mielessä, jotta aika todella käytetään olennaisiin asioihin, kuten perehdytyksen kehittämiseen ja näin ollen organisaation potentiaaliin menestyä.

Joka tapauksessa olennaista on dokumentoida ja visualisoida organisaation toiminnot ja käytänteet. Jos organisaatiossa halutaan kehittää perehdytystä, on sillä siihen hyvät mahdollisuudet suunnitelmallisen ja aikataulutetun projektin muodossa.

Suuremmilla organisaatioilla on usein HR-osasto ja sen vastuulle kuuluu ns. yleiset perehdytystoimet ja perehdytyskokonaisuuksien kehittäminen. Esimiehen vastuulla on useimmiten käytännön perehdytyksen ja työnopastuksen organisointi. Tässä haasteena voi olla se, että hajautetun perehdytyksen vastuunjakoa ei ole selkeytetty riittävästi.

Ymmärrän hyvin, jos perehdytysvastuussa oleva esihenkilö ei välttämättä tiedä, mistä lähtisi liikenteeseen perehdytyksessä tai sen kehittämisessä. Tietotyössä haasteita tuo lisäksi vahva asiantuntijuus ja substanssiosaaminen, jolloin esihenkilö ei välttämättä itse ole kyseisten työtehtävien osaaja.

Tämä tuo haasteen perehdytyksen suunnitteluun ja on ratkaistavissa siten, että esihenkilön johdolla käydään tarkentavaa keskustelua yhdessä siitä, mitkä voisivat olla työntekijöiden parhaat roolit perehdytysprosessissa.

Jaettu perehdytysvastuu vaatii selkeitä käytäntöjä, jatkumona etenevää perehdytysprosessia ja yhtenäisiä toimintamalleja. Nämä käytännöt ovat olennaisia määritellä ja luoda yhdessä. Kannustan asiantuntijaorganisaatioita kiinnittämään tähän erityistä huomiota.

* Lukemalla kirjoituksen loppuun saat tietoosi: miten edetä ja kehittää perehdytysprosessia uusilla ajattelu- ja toimintamalleilla.

Tutkimustulokset osoittavat perehdytyksen tärkeyden

Rekrytointiprosessi on erityisen tärkeässä asemassa perehdytyksen kokonaisuus huomioiden. Tätä vaihetta varten tulisi olla määriteltynä se, millaista osaamistarvetta organisaatiolla on ja millaisiin työtehtäviin työntekijän on mielekästä sitoutua.

Perehdytyksen aloitusvaihe on kriittinen, sillä hyvä rekrytointi pystytään tuhoamaan huonolla perehdytyksellä. Tutkimukset osoittavat, että huonosta perehdytyksestä johtuen työntekijöistä osa on valmis lähtemään organisaatiosta jo ensimmäisen päivän aikana ja osa heti ensimmäisen kuukauden jälkeen. Tähän vaikuttaa lisäksi se, jos organisaatiosta on luotu hyvinkin erilainen työnantajamielikuva ulospäin kuin mitä organisaation kulttuuri oikeasti on.

Kun perehdytysprosessin suunnittelu otetaan osaksi strategiaa, pystytään luomaan hyvä jatkuvan osaamisen kehittämisen ja oppimisen kulttuuri. Perehdytys, jota ei ole suunniteltu, antaa tulokkaalle ristiriitaisen tunteen, eikä hänelle välity kovinkaan hyvä vaikutelma ensimmäisistä päivistä.

Tiedän, että tuntuu kiusallisesta, jos perehtyjä joutuu itse vaatimaan perehdytystä. Jos työntekijän tuloa ei olla millään tavalla valmisteltu, hän tuskin kokee itseään kovinkaan tervetulleeksi työyhteisöön, oli sitten kyseessä vakituinen työntekijä, harjoittelija tai osa-aikainen työntekijä.

Kaikille uusille tulokkaille tai pidemmän aikaa pois olleille perehdytys on yhtä tärkeää. Varmaa on se, että perehdytyksen puute tulee näkymään asiakkaille jossakin prosessin vaiheessa. Tällä on vaikutus mm. asiakokemukseen, palautteen määrään ja tulokseen.

Miten sitten edetä ja kehittää perehdytysprosessia uusilla ajattelu- ja toimintamalleilla

Ajattelu- ja toimintamallien kehittämisessä pääset hyvin alkuun näiden kolmen [3] esimerkin avulla.

Hyvä muistikaava tälle on se, että henkilöstö on tärkein OSA = Osallista > Sitouta > Arvosta, josta johdon, esihenkilön ja HR-henkilön [perehdytysvastuussa olevan] tulee huolehtia.

Osallistamalla saat henkilöstön sitoutumaan paremmin ja samalla tuot esiin sitä, että arvostat heitä ja heidän osaamistaan.

1. Osallista: perehdyttäjä ja perehtyjä ideoivana kehittäjänä

Osallista perehtyjä ja pyydä häntä kertomaan vaikutelmistaan organisaation visiosta ja arvoista, joihin vanhat työntekijät voivat olla jo osittain ”sokeita” ottamaan kantaa.

On tärkeää, että uusi työntekijä saa kuvan koko organisaatiosta ja siitä, miten sen palaset linkittyvät toisiinsa sekä missä kohtaa prosessia hän itse tulee toimimaan.

Ota lisäksi koko organisaatio mukaan perehdytyksen suunnitteluun ja kehittämiseen. Huomioi johdon rooli ja esimerkillinen tapa toimia.

2. Sitouta: Perehdytyksen hyvä ja laadukas toteutus

Huolellisesti suunniteltu perehdytysohjelma aikataulutuksineen on hyvää ja laadukasta palvelua. Jos työntekijältä odotetaan jatkossa itseohjautuvuutta ja itsensä johtamistaitoja on hyvä pohtia, halutaanko perehdytyksellä ohjata ulkoa ohjattuun toimintaan, vai omakohtaiseen ratkaisujen löytämiseen.

Perehtyjää voidaan ohjata muutamien ensimmäisten päivien jälkeen rakentamaan itse itselleen sovitun tavoitteen mukaisen perehdytysohjelman. Samalla monet käytännölliset seikat, kuten neuvottelutilojen sijainnit ja varaamiset, tulevat luontevissa yhteyksissä selville. Tämä ei kuitenkaan poista perehdyttämisen ja ohjauksen tarvetta. Suunnitelma on hyvä käydä yhdessä läpi.

3. Arvosta: vuorovaikutus, viestintä ja verkostoituminen perehdyttämisen keskiössä

Perehdytyksen tarkoituksena on lisäksi valmistaa organisaatio työskentelemään uuden työntekijän kanssa. Riittävä viestintä ja tiedottaminen uudesta tulokkaasta ja hänen vastuualueistaan on ensimmäinen askel. Etenkin johtoa ja asiantuntijoita perehdytettäessä verkostoitumisen tukeminen on tarpeellista ja nopeuttaa oppimista.

Kuuntele, kannusta, kunnioita, kiitä ja kehitä. Palautetta kuuluu antaa ja pyytää jatkuvasti. Uusi työntekijä näkee asiat eri tavoin kuin konkarit, joten uusia ideoita ja ajatuksia syntyy varmasti. Jatkuvan kehittämisen kulttuuri saa ideat lentämään. Anna ideoille mahdollisuus ja maaperä kukoistaa.

Lataa maksuton miniopas: 5 kriittistä askelta vastuullisen perehdytyksen kehittämiseen tietotyössä miniopas [+työkirja].